TRAINING ELECTRONIC FILING IMPLEMENTATION WITH RMS, EIS & EDMS METHOD

Training Electronic Filing Implementation

Training Filing Implementation

A.   BACKGROUND

Organisasi pada era globalisasi ini sangat membutuhkan karyawan yang memahami konsep integrasi antara RecordsManagement Systematau Document Management System (RMS/DMS) denganElectronic Imaging Systemdan Electronic Document Management System.

Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) setiap organisasi harusnyadiimplementasikan berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia nomor  43  tahun  2009 tentang Kearsipan. Agar pada prakteknya dapat dikerjakan dengan baik maka harus dibuat SOP Manajemen Kearsipan yang disusun berdasarkan pendekatan logis dan sistematis yang disesuaikan pada kebutuhan dan kepentingan organisasi. Tujuan dari tahapan ini adalah bagaimana organisasi dapat menyimpan dokumen yang benar-benar bernilai guna, menjaga keaslian dan keamanan  dokumen serta dapat menemukan dokumen tersebut pada saat dibutuhkan. Karena pada prinsipnya pengendalian dokumen pada tahap ini berdasarkan standar ISO 9001.

Penerapan Electronic Imaging Sytem digunakan agar organisasi dapat melakukan proses efisiensi sumber daya yang jauh lebih besar ketimbang menggunakan pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional (traditional paper filing system) danhasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scandapat ditelusuri dan ditemukan kembali dalam suatu database pada saat diperlukan dan dalam waktu yang sangat singkat. Sehingga akan sangat memudahkan dan mempercepat pengelolaan kearsipan.

Electronics document management system diimplementasikan untuk mengelola file-file dokumen elektronik yang dihasilkan dari suatu aplikasiword processor, spreadsheet, &presentationagar memudahkan dalam pembuatan identifikasi revisi dokumen elektronik dengan otorisasi updating revisi dokumennya yang berpedoman pada Undang-Undang Republik IndonesiaNomor 11 Tahun 2008TentangInformasi Dan Transaksi Elektronik

B.  OBJECTIVES

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :
1. Memahami konsep dokumen dalam definisi  file, records dan archive sertatinjauan umum aspek-aspek pengelolaannya, mulai dari proses penciptaan, penyimpanan, pengambilan dan penyusutan umur dokumen sampai dengan proses pemusnahan dokumen.
2.  Memahami implementasi dari 5 macam sistem penyimpanan arsip (filing system) berikut dengan metode penyimpanan dan pengambilannyauntuk kategori dokumen kronologis.
3.  Memahami implementasi dari konsep records management system, electronics imaging system dan electronics document management system.
4. Mengetahui dan memahami bagaimana membuat SOP Manajemen Kearsipan.
5. Memahami implementasi dari konsep integrasi antara electronics imaging system dengan records management system.
6. Memahami implementasi dari konsep electronic document management system.
7. Memahami implementasi prosedure & prinsip-prinsip filing system.
8.  Memahami implementasi pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001.
9.  Memahami implementasi  electronic filing system dengan perangkat pendukungnya.
10. Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul R ecord Management System,  lengkap dengan penggunaan scanner,  printer dan kamera d igital.
11. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.

C.  SYLLABUS ELECTRONIC FILING

* Definisi Arsip/Dokumen Untuk Lembaga-Lembaga Negara/Badan-Badan Pemerintahan Serta Untuk Badan-Badan Swasta/Perorangan Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan RI.
* Penjelasan Istilah-Istilah Kearsipan.
* Pembuatan Kode Klasifikasi Dan Kode Indeks Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen.
* Faktor-Faktor Yang Umum Menjadi Kendala Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen Perusahaan.
*  Prosedure Filing System.
*  Langkah-Langkah Proses Filing.
* Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Filing.
*  Pembentukan & Pemeliharaan Sistim Filing.
* Proses Penyusutan Umur Dokumen ( Document, Records & Archive).
* Langkah-Langkah Sebelum Proses Pemusnahan Dokumen.
* Pemilihan Cara-Cara Pemusnahan Dokumen.
* Penjelasan tentang SOP Manajemen Kearsipan dan Contoh SOP-nya.
* Akurasi rasio kecermatan penemuan kembali file soft dokumen yang dibutuhkan.
*  Mengetahui jenis-jenis media penyimpanan untuk electronic filiing system.
*  Memahami faktor-faktor kunci sukses yang mendukung implementasi filing system.
* Aplikasi untuk Records Management System dalam EFIDM Ssoftware.
* Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFIDM Ssoftware.
* Aplikasi untuk ElectronicImagingSystemdalam EFIDMSsoftware.
* Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level  Security User A ccess Application.
* Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk  Document Control process.
* Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution process.
* Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update process.
* Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.
* Process Document  Capture baik melalui scanner ataupun melalui digitalcameras, kemudian  di-convert menjadi document microsoft office (XP, 2003,2007, 2010).
* Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMS software.
*  Cases study / diskusi / tanya jawab.

D. AUDIENCE TARGET

Staff atau L eader yang bertanggung jawab dalam proses filing document

E.   DURATION :      2  Hari    :  08.30  s/d 16.30 WIB

F.   TRAINING METHOD :
* 40% Theory  ( Document Management System / Records Management System )
* 60% Practices  (Steb by step from using application EFIDMS software).
* Dynamic and interactive training presentation

T rainer :

Erawan Supriyatna

Praktisi dan t rainer yang mempunyai pengalaman lebih dari 21 tahun menjadi instructor / traine r di beberapa lembaga pelatihan swasta, instansi pemerintah / swasta  di Jakarta, mulai tahun 1991 – sekarang, antara lain  di Institute Secretary Management & Computer (ISMC Wijaya Kesuma), LPTKI, LPKIA, IKAI, LP3I, PT. Asia Furniture & C raft, PT. Asiana IMI Industries, Tbk.,  PT. Yamaha Motor Kencana Indonesia (YMKI), PT. COMBIPHAR,  di PT. LG Philips Display Devices Indonesia, PT. LG Electronics Indonesia, PT. LG Innotek Indonesia dan PT. Harita Prima Abadi Mineral (Mining Company).
Pernah menjabat sebagai Manager Training dan Development di perusahaan swasta dan perusahaan jasa konsultan. Jabatan terakhir adalah sebagai Direktur Training & Development di perusahaan swasta IT training and consulting, PT. Target D igital Solusindo.
Beliau termasuk dalam tim konsultan manajemen kearsipan dan pengembangan software EFIDMS (New EDMS).  Aktif di dalam proyek-proyek pelatihan dan konsultasi serta pengembangan dan implementasi Electronic Filing and Document Management System, baik di instansi pemerintah, swasta, organisasi perbankan dan asuransi.
Sekarang beliau menjadi T rainer dan consultant di beberapa perusahaan provider training and consulting. Selain tema pelatihan tersebut di atas, beliau juga memberikan pelatihan IT sebagai berikut :
IT Infrastructure Library (ITIL v3.1), Amazing Presentation for Powerful Presentation with PowerPoint 2010, Best Practices Implementation of Word 2007 for Business, Excellent Automation Process with Visual Basic Application Excel2007, Implementation of Electronics Filing & Document Management System, Implementation of Financial Accounting Information System, Implementation of Payroll Administration Information System, Mastering Excel 2007 Beyond For Data Processing Automation, Powerful Data Analysis and Dashboard Summary Report with Excel2007, RDBMS Application Development with A ccess 2007, Control Object for IT (COBIT v.4.1), Managing of Information Technology Investment and IT Vendor Management.
Selain itu juga beliau adalah praktisi pelatihan dengan metode quantum teaching, quantum learning, mind mapping  dan NLP di  bagian pengembangan sumber daya manusia (HRD Training & Development) selama lebih dari 7 tahun. Dengan perpaduan metode pelatihan seperti itulah,  pelatihan seberat apapun selalu dibawakan secara ringan, jelas dan tuntas. Sehingga proses pelatihan berlangsung dengan menyenangkan dan mencapai tujuan yang diinginkan oleh peserta pelatihan.

Jadwal training electronic filing implementation with rms, eis & edms

Jadwal Portal Cari Training 2024

 

• batch 1 : 23 – 24 Januari 2024
• batch 2 : 7 – 8 Februari 2024
• batch 3 : 6 – 7 Maret 2024
• batch 4 : 23 – 24 April 2024
• batch 5 : 7 – 8 Mei 2024 || 21 – 22 Mei 2024
• batch 6 : 11 – 12 Juni 2024
• batch 7 : 17 – 18 Juli 2024
• batch 8 : 21 – 22 Agustus 2024
• batch 9 : 18 – 19 September 2024
• batch 10 : 8 – 9 Oktober 2024 || 22 – 23 Oktober 2024
• batch 11 : 5 – 6 November 2024 || 19 – 20 November 2024
• batch 12 : 10 – 11 Desember 2024

Investasi dan Lokasi pelatihan:

• Yogyakarta
• Jakarta
• Bandung
• Bali
• Surabaya
• Lombok

Catatan : Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Fasilitas :

• FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara/Stasiun/Terminal)
• Module / Handout
• Flashdisk
• Sertifikat
• FREE Bag or bagpackers (Tas Training)
• Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
• 2xCoffe Break & 1 Lunch, Dinner
• FREE Souvenir Exclusive
• Training room full AC and Multimedia